【GSP培训】药品采购员如何提升自我？

采购环节是医药流通企业经营过程中第一个环节，也是做好药品经营质量管理的关键环节。采购员作为实施这个环节的人员，在GSP管理中至关重要。GSP对采购员的资质要求与验收员的要求是大致相同的，都是应当具有药学或者医学、生物、化学等相关专业中专以上学历。透过这个人员的资质要求来看，足以说明采购员就是我们通常所说的关键岗位人员。实际工作中采购员需要兼顾业务和质量两个方面，为了追逐利益难免有些偏颇。为了使采购员充分认识到工作中的风险点，确保购进药品的质量安全和企业可持续发展，我们质量管理人员应当加强对采购员的质量方面的培训。本文是作者根据GSP的要求结合工作的实际情况提出的几点建议，仅供参考。

一、采购工作的原则，是按需采购。采购员须根据需求寻找供应商，选择供应商的原则应当根据供应商的可靠程度，遵循的顺序是：优先选择现有的且可信任的供应商，其次是值得信赖的同行介绍，最后是使用搜索引擎和参加展销会等方式。

二、筛选供应商，筛选的条件参考指标包括价格、品质、位置、服务、存货政策等等。

三、索取资料和审核，根据药品的质量管理要求索取首营企业和首营产品资料，并签订质量保证协议，质量保证协议至少包括以下内容：

a）明确双方质量责任；

b）供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；

c）供货单位应当按照国家规定开具发票；

d）药品质量符合药品标准等有关要求；

e）药品包装、标签、说明书符合有关规定；

f）药品运输的质量保证及责任；

g）质量保证协议的有效期限。

采购员将搜集首营企业和首营产品资料交予质量管理部审核，质量管理部审核不通过的退回采购员并说明理由。质量管理部审核通过的经总经理签字后，在ERP系统中新建供应商和药品档案，然后通知采购员准予购进。

四、采购订单和订单跟踪，采购员在接到质量部准予购进的通知后，须与供应商签订采购订单，采购订单中有约定违约金，定金，订金等情况的，须注意识别，衡量风险。在与供应商签订采购订单后，采购员须在ERP系统中做好采购计划，并通知供应商发货。采购员须做好订单跟踪，首先是掌握药品运输状态，尤其是冷链药品，不宜在途时间过长，如果是快递的须及时通知有关人员取件；其次是跟踪发票，根据GSP要求：企业采购药品时应当向供货单位索取发票，因此采购员要及时向供应商索取发票，一般情况下应当是货票同行；最后是跟踪入库上架数据，采购员须及时与验收员、上架人员保持沟通，随时掌握药品入库数据，确保药品入库数据准确，必要时亲自到仓库核查。

五、不合格药品，近效期药品及召回药品的处理，在与供应商签订采购订单时应当约定在验收过程中发现的不合格品如何处理，一般情况下是做拒收处理，然后协调退回供应商；如果是质量不合格的，采购员须及时通知供应商，请供应商协助处理。如果发生药品须召回的，采购员须及时与供应商沟通，将召回药品退回供应商，采购员注意及时通报给仓库最后退回供应商的时限和退回的方式。近效期药品的处理须采购员与供应商协商解决，并将解决方式及时通知仓库做采退或者报损处理。

六、对账付款，采购员须根据公司财务制度要求填写请款单，经总经理签字后由财务人员负责根据请款单将货款汇给供应商，需要注意做到票、账、货、款一致。

如果您有GSP培训需求，点击下方联系我们。